Suatu acara akan terasa jauh lebih hidup ketika didukung oleh elemen entertainment atau hiburan yang tepat. Namun, hiburan tidak bisa dipilih secara asal. Oleh karena itu, memahami tips memilih entertainment untuk event menjadi langkah penting.
Terlebih, salah satu output utama dari sebuah event adalah kepuasan serta pengalaman peserta.
Pengalaman yang positif akan memudahkan proses bonding dan memperkuat hubungan sehingga otomatis berpengaruh pada reputasi brand.
Jadi, Anda perlu memilih hiburan yang tepat sesuai tujuan acara, karakter audiens, hingga anggaran.
Tujuannya bukan hanya agar acara berjalan lancar, tetapi juga bermakna dan meninggalkan kesan di hati peserta.
Apa Saja Tips Memilih Entertainment untuk Event?
Mencari rekomendasi ide hiburan yang menyenangkan sudah banyak dibahas oleh orang-orang.
Namun, bagaimana dengan tips memilih entertainment untuk event yang cocok? Sebelum sampai ke keputusan final, sebaiknya ikuti beberapa tips berikut:
1. Mengidentifikasi Tujuan Acara
Langkah pertama sebelum menentukan entertainment adalah memahami secara jelas tujuan utama event yang akan diselenggarakan.
Tanyakan kepada diri Anda, apakah event tersebut bertujuan meningkatkan keterlibatan, membangun relasi, atau menciptakan kenangan bersama?
Tujuan inilah yang menjadi dasar dalam menentukan jenis hiburan yang paling relevan.
Misalnya, jika tujuan acara adalah meningkatkan kebersamaan, ide hiburan yang cocok adalah permainan interaktif berkelompok.
Sementara untuk acara yang bersifat formal, ide hiburan seperti live music akan memberikan kesan yang elegan.
2. Mengenali Audiens Acara
Tips entertainment berikutnya adalah mengenali audiens atau peserta acara. Setiap kelompok audiens tentunya memiliki rentang usia, karakter, minat, dan tingkat energi yang bervariasi.
Pada acara yang didatangi oleh berbagai generasi usia, pilihan entertainment anak muda tentu tidak relate untuk kalangan yang tua.
Oleh sebab itu, penting untuk mempertimbangkan aspek demografi dan preferensi saat menentukan jenis hiburan.
Selain itu, perhatikan pula budaya perusahaan yang menjadi target acara. Apabila perusahaan memiliki citra formal, sebaiknya pilih hiburan yang tetap menarik tanpa menghilangkan kesan profesional.
Namun, jika perusahaan memiliki citra santai, pilih hiburan yang interaktif dan komunikatif agar cocok.
3. Menyesuaikan dengan Tema Acara
Biasanya, setiap brand atau perusahaan yang menggelar event, memiliki satu tema besar untuk ditonjolkan.
Nah, tema ini bisa menjadi patokan saat memilih entertainment yang bisa mendukung konsep tema tersebut.
Contohnya pada event yang mengusung tema klasik, jenis hiburan yang pas adalah pertunjukan musik orkestra atau tukar hadiah barang vintage.
Sementara untuk event yang mengusung tema horor, jenis hiburan yang cocok adalah storytelling pengalaman horor pribadi atau membuat photo booth ala-ala hantu.
Dengan memilih hiburan yang sesuai tema acara, peserta akan merasakan pengalaman yang lebih memorable dan berkesan.
4. Mempertimbangkan Tempat dan Waktu
Tips memilih entertainment untuk event juga dipengaruhi oleh tempat dan waktu pelaksanaannya. Konsep acara dalam ruangan tentu berbeda dengan konsep acara luar ruangan.
Misalnya, jika Anda memutuskan untuk memakai tempat luar ruangan, ada beberapa hal yang mesti jadi pertimbangan sebelum memilih hiburan seperti faktor cuaca dan akses listrik.
Lalu, jika memutuskan dalam ruangan, hal yang mesti Anda pertimbangkan adalah ukuran gedung.
Hitung berapa jumlah peserta yang ikut agar Anda bisa memilih tempat memadai untuk menampung semua orang.
Selain itu, waktu acara juga tidak kalah penting. Umumnya, acara pada pagi/siang hari cocok untuk aktivitas fisik yang energik.
Sementara untuk acara malam hari dengan suasana tidak terlalu bising, cocoknya adalah penampilan atraktif seperti live band atau pertunjukan visual yang memerlukan cahaya tambahan.
5. Menyesuaikan Budget
Tips membuat event sudah pasti harus menyesuaikan dengan budget yang tersedia. Pasalnya, beberapa pilihan hiburan memiliki tarif yang mahal.
Contohnya, seperti mengundang artis ternama untuk membawakan pertunjukan atau konser.
Oleh sebab itu, penting untuk menetapkan besaran budget sejak awal agar pilihan hiburan bisa disesuaikan secara realistis.
Ketika telah memiliki angka yang jelas, Anda bisa langsung menyaring opsi-opsi hiburan yang memungkinkan.
Namun, perlu diingat bahwa menyesuaikan dengan budget bukan berarti menurunkan kualitas acara. Anda masih bisa menyajikan hiburan yang menarik meski dengan budget minimalis.
Kuncinya adalah menonjolkan pada konsep acara yang berkarater kuat sehingga hiburan sederhana pun terasa berkesan.
6. Memilih Hiburan yang Inklusif
Pada beberapa event perusahaan atau korporat, peserta yang hadir biasanya berasal dari latar belakang yang beragam.
Karena itu, tips bikin event entertainment-nya adalah memilih hiburan yang inklusif atau mampu menjangkau seluruh khalayak.
Hindari hiburan yang terlalu eksklusif atau hanya menarik bagi kalangan tertentu. Hal ini bisa menyebabkan ketimpangan kualitas pengalaman yang para peserta rasakan.
Kombinasikan jenis hiburan aktif dan pasif untuk mengakomodasi peserta yang ekstrovert maupun introvert.
Dengan begitu, setiap orang mendapat kesempatan yang sama untuk menikmati acara sesuai kenyamanannya masing-masing.
Sebagai contoh, pada jenis hiburan pertunjukan musik, Anda dapat menentukan genre lagu yang general atau tidak berorientasi pada satu genre saja.
7. Menggabungkan Beberapa Jenis Hiburan
Menggabungkan beberapa jenis hiburan bisa menjadi tips memilih entertainment untuk event yang efektif agar acara tidak terasa jenuh atau membosankan.
Apalagi, mengingat setiap peserta punya selera yang berbeda sehingga perlu variasi hiburan.
Anda bisa memadukan hiburan aktif seperti permainan games dengan hiburan pasif atau santai seperti photobooth.
Perpaduan ini juga membantu menjaga ritme acara tetap seimbang agar peserta tidak kelelahan mengikuti aktivitas yang intens, tetapi juga tidak merasa monoton karena acara berjalan datar.
Kuncinya adalah Anda berhasil membuat transisi antar jenis hiburan dengan mulus, sehingga alur event akan terasa lebih dinamis dan menyenangkan.
8. Melakukan Survei
Membuat event yang menarik dan memilih hiburan yang tepat sasaran sebenarnya bisa Anda lakukan dengan cara mudah, yakni melalui survei.
Daripada pusing menebak-nebak kemungkinan minat para peserta, sebaiknya langsung saja bertanya.
Anda bisa membuat formulir atau kuesioner online yang berisi pertanyaan sederhana untuk mengetahui preferensi peserta.
Setelah jawaban terkumpul, Anda bisa menganalisisnya satu per satu untuk menemukan insight terkait jenis hiburan.
9. Meminta Rekomendasi atau Membaca Ulasan
Bagi Anda yang ingin menggunakan jasa event organizer untuk menentukan ide entertainment menarik, mintalah rekomendasi dari kenalan terpercaya dan membaca ulasan dari klien sebelumnya.
Hal ini penting agar Anda mendapat gambaran yang jelas terkait kualitas, layanan, reputasi, dan budget penyedia event. Tujuannya untuk mencegah risiko kecewa saat hari acara karena tidak sesuai ekspektasi.
Salah satu rekomendasi event organizer terpercaya yang telah menangani ribuan acara selama bertahun-tahun, yakni Panorama Events. Kami hadir untuk membantu Anda merancang acara dengan tema menarik dan hiburan seru.
Terutama acara outing kantor, kami membantu merencanakan event melalui HR-Driven Program Design, Seamless Travel & Event Execution, dan People-Focused Experiences That Matter. Konsultasi bersama kami sekarang!
