Outing kantor jadi acara yang lebih dari sekedar keluar dari rutinitas harian dan bertujuan menyegarkan pikiran. Karena begitu dinantikan, cara merencanakan outing kantor pun tidak bisa asal-asalan.
Setiap detail, mulai dari lokasi, aktivitas, hingga anggaran perlu persiapan yang matang, supaya acara tetap seru dan hemat. Jangan sampai outing kantor hanya menjadi ajang kumpul-kumpul tanpa aktivitas yang jelas.
Bagi Anda yang menjadi panitia penyelenggara outing kantor selanjutnya, sebaiknya kenali dulu cara merencanakannya yang benar agar acara jadi tak terlupakan.
Cara Merencanakan Outing Kantor yang Bikin Tim Auto Happy
Merencanakan outing kantor tidak bisa sendiri, Anda harus membentuk tim dan saling bekerja sama untuk mengumpulkan informasi dan membuat rancangan acara. Beberapa langkah perencanaan berikut bisa memudahkan Anda:
1. Kenali Apa Goals Outing Kantor
Sebelum mulai menentukan lokasi, membuat rundown acara, bahkan mendata peserta, Anda harus tentukan dulu apa goals outing karyawan kali ini. Goals inilah yang akan jadi penentu tema outing, konsep acara, hingga lokasi.
Ada beberapa pertanyaan berikut yang bisa membantu Anda menentukan goals:
- Apakah tim memerlukan komunikasi yang lebih baik?
- Apakah outing bertujuan memberikan reward karyawan atas pencapaian tertentu?
- Apakah Anda ingin mengubah atau meningkatkan budaya kerja di kantor?
- Apakah ingin memberikan waktu santai dan saling mengenal satu sama lain?
Dari pertanyaan ini, Anda bisa menentukan goals lebih mudah. Misalnya, jika tim ternyata membutuhkan komunikasi lebih baik, maka rancang acara dengan tujuan tersebut.
Jika menentukan goals sendiri cukup sulit, Anda bisa memberikan kuesioner kepada para staf untuk mengetahui apa harapan mereka terhadap outing kali ini. Pendapat karyawan akan sangat membantu menentukan goals yang sesuai.
2. Menetapkan Anggaran Maksimum
Sering kali acara outing kantor terbentur dengan masalah anggaran. Ketika Anda ingin mengadakan outing yang jauh karena lokasinya menyenangkan, anggaran mungkin tidak mencukupi.
Supaya outing tetap seru dan anggaran hemat, Anda harus menetapkan dulu berapa anggaran maksimumnya. Anda bisa menentukannya dengan melakukan breakdown secara detail dari hal-hal berikut:
- Tentukan berapa pengeluaran untuk satu orang saat outing yang mencakup biaya penginapan, konsumsi, dan aktivitas lainnya.
- Buat daftar pengeluaran untuk masing-masing pos, seperti lokasi, aktivitas, makan, hingga transportasi.
- Jangan lupa tambahkan dana darurat minimal 10% dari anggaran yang ada.
Dengan memperhatikan ketiga hal ini, Anda bisa mengetahui berapa per orang dan apakah sesuai dengan anggaran yang tersedia.
Dari sini, Anda bisa menentukan kembali lokasi hingga perkiraan makan hingga akomodasi.
3. Pilih Lokasi Dekat tapi Tetap Menyenangkan
Saat anggaran terbatas, Anda harus pintar-pintar dalam memilih lokasi. Anda harus mempertimbangkan jauh dekatnya lokasi karena akan mempengaruhi biaya transportasi.
Dari beberapa lokasi terdekat, ada beberapa hal yang bisa Anda pertimbangkan, seperti:
- Kapasitas lokasi tersebut apakah nyaman untuk digunakan outing sesuai karyawan yang akan berangkat.
- Apakah memerlukan waktu lama untuk menjangkau lokasi? Sebaiknya pilih lokasi yang terjangkau hanya 2-3 jam.
- Pertimbangkan juga soal kelengkapan fasilitas, mulai dari toilet, area makan, dan area untuk melakukan aktivitas dengan bebas.
- Jangan lupas pastikan keamanan lokasi terjamin, khususnya jika Anda melakukan aktivitas outing luar ruangan seperti outbond.
Outing adalah momen yang tak terlupakan, sehingga kenyamanan lokasi akan sangat menentukan.
Jangan sampai karena keterbatasan anggaran Anda lantas memilih lokasi terdekat yang fasilitasnya tidak lengkap.
Saat menentukan lokasi, masalah biaya, fasilitas, dan kenyamanan haruslah seimbang.
4. Tentukan Aktivitas Seru dan Murah
Jika lokasi sudah siap, sekarang Anda bisa lanjut menentukan aktivitas apa saja saat outing nanti. Aktivitas ini harus seru, belum pernah dilakukan sebelumnya, dan sesuai dengan tujuan goals.
Tidak ketinggalan, kegiatan outing kantor yang seru tidak harus mahal, melainkan on budget tapi berkesan. Ada beberapa hal terkait aktivitas yang bisa jadi faktor penentu:
- Buat aktivitas dalam tim atau berpasangan yang tujuannya untuk saling mengenal dan akrab.
- Hindari memilih aktivitas yang membahas topik sensitif, seperti saat sesi diskusi sebaiknya tidak membicarakan soal agama, politik, apalagi keuangan.
- Berikan apresiasi pada tim yang menang jika Anda membuat aktivitas berkelompok berupa perlombaan.
Setelah itu, Anda bisa mengumpulkan ide-ide kegiatan seru apa saja dari panitia penyelenggara.
Misalnya, untuk acara outing yang temanya berpetualang, aktivitas seperti bermain kayak, paintball, trekking bisa jadi ide menarik.
Namun, jika tema outing Anda adalah aktivitas kreatif, maka lomba memasak, membuat kerajinan, bahkan panggung kreativitas akan lebih tepat.
5. Menyusun Rundown Acara Lengkap
Sudah menentukan apa saja aktivitas saat outing nanti? Sekarang saatnya Anda membuat rundown acara lengkap.
Acara outing kantor yang seru selalu membutuhkan rundown sebagai panduan utama dan acara berjalan terstruktur.
Saat menyusun rundown, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan, seperti:
- Menentukan durasi setiap harinya, apakah outing selama setengah hari (6 jam) atau menginap.
- Mulai setiap aktivitas dengan ice breaking untuk membuat suasana santai sekitar 10 menit.
- Tambahkan 1-2 aktivitas utama yang akan diikuti oleh seluruh peserta.
- Masukkan waktu istirahat yang jelas, biasanya perlu 30 sampai 60 menit tergantung aktivitas utama.
6. Merencanakan Kebutuhan Transportasi dan Akomodasi
Cara merencanakan outing kantor yang hemat dan anti gagal juga perlu perencanaan kebutuhan transportasi dan akomodasi yang matang. Anda harus menentukan akomodasi dekat lokasi outing agar mudah dijangkau.
Soal transportasi, pastikan untuk memilih yang aman, nyaman, dan sesuai anggaran. Alat transportasi ini juga harus fleksibel untuk menjangkau lokasi utama dengan cepat.
Biasanya, bus kerap jadi alternatif utama jika peserta outing sampai puluhan orang. Namun, jika skala kantor Anda kecil dan staf yang ikut sedikit, pertimbangkan untuk menggunakan mobil kantor.
7. Memastikan Jumlah Peserta yang Ikut
Cara merencanakan outing kantor juga tergantung berapa banyak peserta yang ikut. Seharusnya, seluruh staf dapat mengikuti acara kantor ini agar keseruan dan keakraban terjalin dengan baik.
Anda perlu mengundang seluruh karyawan dengan mengirimkan undangan formal melalui chat, email, atau undangan fisik. Jika perusahaan skala besar, Anda bahkan bisa memasang poster di buletin kantor.
8. Jangan Lupa Soal Konsumsi
Sering kali acara outing kantor gagal karena konsumsi kurang atau rasanya tidak enak.
Karena itu, Anda harus meneliti kembali kualitas konsumsi yang dipesan baik itu dari jasa catering atau tempat akomodasi.
Itu sebabnya, Anda bisa mengunjungi lokasi acara, akomodasi untuk survei sekaligus mencoba makanannya. Jangan sampai peserta kecewa karena hidangan yang mereka dapatkan kurang berkualitas.
Mau Outing Kantor Super Seru? Rencanakan Bersama Panorama Events
Outing kantor adalah kegiatan yang selalu dinanti-nantikan. Karena itu, cara merencanakan outing kantor tidak bisa Anda selesaikan sendiri dan perlu bantuan profesional seperti Panorama Events.
Dengan 20 tahun pengalaman, Panorama Events akan membantu menghadirkan program outing akan lebih terencana.
Goals yang Anda tetapkan, baik itu menghadirkan tim solid maupun meningkatkan budaya kerja akan tercapai.
Sudah siap merencanakan kegiatan outing kantor yang seru? Hubungi Panorama Events sekarang juga untuk konsultasi dan hadirkan kegiatan kantor yang tak terlupakan.
