Manajemen event merupakan proses yang penuh tantangan sehingga perlu dilakukan dengan ketelitian. Salah-salah, Anda bisa berujung melakukan penyebab acara kantor gagal.
Sebagai penyelenggara, sangat penting untuk memastikan acara berlangsung dengan lancar. Terlebih lagi, acara kantor biasanya memiliki agenda tersendiri yang harus dicapai.
Nah, mari kenali apa saja penyebab kegagalan acara kantor.
Penyebab Acara Kantor Gagal
Untuk memastikan kesuksesan pengadaan event, berikut daftar penyebab kegagalan yang perlu Anda hindari:
1. Perencanaan yang Kurang Baik
Acara yang gagal bisa berawal dari perencanaan yang kurang baik. Bahkan kurangnya perencanaan menjadi penyebab utama kegagalan penyelenggaraan acara.
Pengadaan acara melibatkan berbagai elemen dan pihak yang harus saling bekerjasama. Sehingga penyelenggara harus bisa memastikan elemen terorganisir dengan baik.
Anda juga harus memastikan bahwa semua pihak yang terlibat menjalankan peran mereka untuk mewujudkan kesuksesan acara.
Sebagai penyelenggara, perencanaan acara idealnya juga mencakup rencana cadangan apabila terjadi kendala tertentu pada hari H.
2. Konsep yang Tidak Jelas
Konsep yang tidak jelas juga dapat menjadi biang keladi acara gagal. Tidak adanya fokus atau tujuan jelas dalam acara termasuk salah satu penyebab kegagalan yang paling umum.
Oleh karena itu, sangat penting untuk terlebih dahulu memastikan acara memiliki tujuan yang jelas. Baru kemudian Anda bisa mulai masuk ke tahap perencanaan untuk menentukan konsep yang sesuai.
Berikut beberapa contoh tujuan pengadaan acara kantor:
- Memberikan training dan pelatihan bagi karyawan.
- Memperkokoh solidaritas dan kerjasama antar karyawan.
- Meningkatkan brand awareness.
- Memberikan kesempatan menguji coba produk.
- Mendapatkan klien atau mitra bisnis potensial.
3. Tidak Menarik bagi Karyawan
Tidak tertarik jadi salah satu alasan tidak ikut acara kantor yang cukup umum. Padahal jika karyawan yang menjadi peserta banyak yang tidak hadir, acara berisiko tinggi berujung pada kegagalan.
Sayangnya, masih sering terjadi di mana karyawan malas berangkat karena menganggap acara kantor sebagai kegiatan yang kurang penting.
Solusi untuk menghindari hal tersebut adalah dengan mengenali preferensi dan kebutuhan karyawan. Anda bisa mencari tahu dengan cara melakukan beberapa hal berikut:
- Survei: menyebar kuesioner cetak atau meminta karyawan mengisi survey berbasis web.
- Wawancara: mengadakan tanya jawab secara langsung untuk mencari tahu tantangan, kesulitan, dan kebutuhan karyawan.
- Analisa data: menggunakan data yang ada untuk mengidentifikasi performa karyawan dan mencari poin yang perlu peningkatan.
4. Proses yang Merepotkan
Karyawan juga bisa enggan ikut serta acara kantor apabila prosesnya terasa merepotkan.
Misalnya, perlu melakukan pendaftaran yang kompleks atau berlangsung di lokasi yang jauh dan sulit dijangkau.
Maka dari itu, penyelenggara acara perlu memastikan bahwa karyawan bisa dengan mudah ikut berpartisipasi.
Pertimbangkan baik-baik pemilihan waktu acara agar tidak mengganggu kegiatan pribadi maupun pekerjaan.
Lokasi untuk acara juga perlu Anda perhatikan untuk menjamin kesesuaian dengan konsep dan kemudahan partisipan.
Apabila acara berupa event kecil, maka sebaiknya memilih lokasi di kantor atau dekat dengan kantor. Sementara itu, untuk acara berkonsep outdoor seperti outbound, ada baiknya menyediakan transportasi pulang-pergi.
5. Komunikasi dan Dukungan yang Kurang Memadai
Meskipun sudah tersedia banyak media modern, komunikasi yang buruk rupanya masih sering menjadi penyebab acara kantor gagal.
Komunikasi buruk selama acara bisa mengarah pada berbagai masalah, seperti salah jam, meeting yang terlewat, hingga ketidakpuasan terhadap acara.
Maka dari itu, penyelenggara acara perlu memastikan tidak terjadi salah informasi. Caranya yaitu dengan memanfaatkan tool dan strategi komunikasi yang efektif. Mulai dari mengirim pesan yang jelas hingga menggunakan beberapa kanal komunikasi.
Anda juga bisa memanfaatkan aplikasi event untuk memastikan setiap informasi tersampaikan dengan baik ke seluruh peserta.
6. Tingkat Engagement Partisipan Rendah
Acara kantor akhir tahun bisa saja dihadiri semua orang, tapi gagal menjadi event yang berkesan sebab peserta tidak merasa terlibat.
Para karyawan yang menjadi peserta bisa merasa tidak tertarik atau bahkan terabaikan selama acara. Alhasil, acara tidak dapat mencapai tujuan dan berisiko menimbulkan umpan balik negatif.
Maka penting bagi penyelenggara untuk memastikan keterlibatan (engagement) dari setiap peserta. Berikut beberapa tips untuk membantu menjaga tingkat engagement yang bagus selama acara:
- Event gamification: pengadaan challenge saat event, pengundian hadiah, atau permainan bersama.
- Live poll dan survei: gunakan aplikasi untuk mengadakan live polls dan survei untuk mendapatkan umpan balik secara real-time.
- Social media wall: tampilkan dokumentasi acara berupa foto dan video peserta acara ke sosial media.
7. Pihak Supplier Bermasalah
Meskipun perencanaan sudah sempurna, acara bisa saja gagal saat pihak supplier mengalami masalah. Misalnya, jasa catering datang terlambat atau salah hitung dalam menyediakan makanan.
Kesalahan dari pihak supplier bisa berdampak merugikan bagi kesuksesan acara. Maka sangat penting untuk memilih supplier dengan hati-hati.
Pastikan Anda supplier dan berbagai pihak lain yang bekerjasama dalam pengadaan acara merupakan badan atau individu dengan reputasi baik. Anda juga perlu memastikan menjalin komunikasi yang jelas dengan supplier.
8. Kendala Tidak Terduga
Kegagalan acara juga bisa terjadi karena faktor tidak terduga, seperti kegagalan peralatan dan cuaca buruk.
Untuk mengantisipasi hal-hal tidak terduga, penyelenggara perlu memiliki rencana cadangan yang jelas.
Sebagai contoh, memiliki lokasi alternatif untuk melangsungkan acara jika lokasi outdoor tidak memungkinkan digunakan.
Solusi Terpercaya Acara Kantor Anti Gagal
Mengingat banyak penyebab acara kantor gagal sering kali sulit dihindari, kebanyakan perusahaan memilih mempercayakan ke event organizer.
Panorama Events merupakan event organizer terpercaya yang paling berpengalaman dalam pengadaan outing kantor. Kami bermitra dengan destinasi, supplier, dan jasa transport profesional untuk menjamin kesuksesan acara.
Konsultasikan sekarang untuk mulai rancang event outing kantor yang berdampak.
